Od 1 lutego 2026 roku system wystawiania i odbierania faktur w Polsce ulega zmianie. Zgodnie z nowymi przepisami, i-host.pl przechodzi na system e-faktur (KSeF) przed terminem 1 kwietnia 2026 r.. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące tych zmian.
Czym jest KSeF? #
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Obowiązkowy KSeF (Krajowy System e-Faktur) wchodzi w życie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.
Jakie dane muszę sprawdzić w Panelu Klienta? #
Aby faktura poprawnie trafiła do systemu KSeF, Twoje dane muszą być aktualne i rzetelne. Zaloguj się do panel.i-host.pl i sprawdź:
- Pełną nazwę firmy lub imię i nazwisko.
- Numer NIP (kluczowy dla identyfikacji w KSeF).
- Adres siedziby.
- Zgody na przesyłanie wizualizacji PDF drogą mailową.
⚠️ Zadbaj o poprawne dane na fakturze! Zawsze sprawdzaj aktualność danych Nabywcy w Panelu Klienta zanim dokonasz płatności. Jest to kluczowe w dwóch przypadkach:
- przy przedłużaniu (odnowieniu) obecnych usług,
- przy zakupie i opłacaniu nowych zamówień.
Co zrobić, jeśli na fakturze znajdują się niepoprawne dane? #
W systemie KSeF faktura po nadaniu jej numeru identyfikacyjnego staje się dokumentem „zamkniętym”. Nie można jej edytować ani podmienić pliku. Skontaktuj się z nami na adres biuro@i-host.pl, abyśmy utworzyli fakturę korektę.
Jak uniknąć problemów w przyszłości?
Aby uniknąć czasochłonnego procesu procesowania korekt w KSeF, zalecamy:
- Weryfikację danych przed zakupem: Przed opłaceniem zamówienia sprawdź, czy Twoje dane w Panelu Klienta są aktualne.
- Aktualizację profilu: Jeśli Twoja firma zmieniła siedzibę lub nazwę, dokonaj zmian w ustawieniach konta zanim wygenerujesz nową proformę lub zamówienie.
⚠️ Najważniejszą zmianą jest całkowite wyeliminowanie not korygujących wystawianych przez nabywcę. Jeśli jako klient otrzymasz fakturę z błędnym adresem, literówką w nazwie lub złą datą sprzedaży, nie możemy udostępnić Ci noty korygującej.
Gdzie znajdę oryginał swojej faktury? #
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą:
- Oryginałem faktury jest plik XML zarejestrowany w systemie rządowym KSeF. Możesz go pobrać bezpośrednio z portalu Ministerstwa Finansów pod linkiem: https://ksef.podatki.gov.pl/jdg-i-msp/.
- Wizualizacja (PDF): Dla Twojej wygody nadal będziemy udostępniać pliki PDF w Panelu Klienta oraz wysyłać je mailowo (jeśli wyrazisz na to zgodę w ustawieniach).
Czy jako osoba prywatna też muszę korzystać z KSeF? #
Nie, jednakże automatycznie będziemy wysyłać Twoje faktury do KSeF. Jeśli jesteś konsumentem (nie prowadzisz firmy), będziesz otrzymywać faktury tak jak dotychczas – w formie wizualizacji PDF przesyłanej na Twój adres e-mail oraz dostępnej w Panelu Klienta.
Co to jest kod QR na fakturze? #
Zgodnie z przepisami, każda wizualizacja faktury (plik PDF) wystawionej w KSeF musi posiadać specjalny kod QR. Po jego zeskanowaniu zostaniesz przeniesiony do systemu KSeF, gdzie możesz zweryfikować autentyczność dokumentu i sprawdzić jego status.
Opóźnienia w wystawianiu faktur w kwietniu 2026 #
Wdrożenie KSeF to ogromna zmiana techniczna w całej Polsce. W pierwszych dniach integracji mogą wystąpić:
- Chwilowe przerwy w generowaniu podglądów PDF.
- Opóźnienia w wysyłce powiadomień mailowych.
- Czasowe niedostępności związane z pracami serwisowymi po stronie rządowej.
Pamiętaj: Wszystkie faktury zostaną wystawione z zachowaniem terminów ustawowych. Data wystawienia faktury w KSeF jest datą jej oficjalnego wprowadzenia do obrotu.
Masz więcej pytań? Skontaktuj się z naszym działem wsparcia kontaktując się na adres: biuro@i-host.pl.